Hoe kan het dat de één veel gedaan krijgt in bepaalde tijd en de ander niet? Dat de één al lang klaar is en maar zit te wachten op de ander? En nog belangrijker: hoe krijg je het voor elkaar om snel te werken zodat er tijd overblijft voor andere dingen? Hieronder wat principes:

1Vlieguren. Het eerste punt ligt voor de hand: veel doen. Hoe vaker je een brief schrijft hoe meer je vaardigheid gevoed wordt. Tot je op gegeven moment gewoon je vinger neerzet en je wel weet dat de structuur en de inhoud ergens in je hoofd zitten en er toch wel uit komen. Maar tot die tijd zul je het vaak moeten doen. Doet me ook denken aan het ophangen van een schilderij of het in elkaar zetten van een IKEA kast. De eerste paar keer zit je enorm te prutsen en kost het zeeën van tijd. Maar na verloop van tijd weet je precies de volgorde, leg je de spullen vast klaar etc.

2Spullen. Je kunt geen vaart maken als je niet de juiste spullen hebt. Voor een boekhouder is dat dat je twee computerschermen naast elkaar op je bureau hebt staan. Voor een timmerman een bus vol goed gereedschap. Voor een ober een geordende keuken en de juiste ingrediënten. Belangrijk is ook dat je de spullen op tijd voor elkaar gemaakt hebt.

3Leren. Leer steeds van eerdere ervaringen. Leer welke collega je maar één keer aan iets hoeft te herinneren. Wie je waarmee kan helpen. Wat dichter bij huis: als je met vakantie gaat, maak dan een vakantiepaklijst. Neem de lijst na je vakantie nog eens door en vergelijk de lijst met wat er nog schoon in je koffer zitten. Dat heb je aan kleding, voedsel etc. dus te veel meegenomen. In hoeverre lag dat aan het weer? Of neem je altijd te veel mee? Jammer van de tijd! Wij hebben een vakantiepaklijst die ik er elke vakantie weer bij pak. Inpakken is een appeltje en een eitje geworden.

4Concreet vooruit denken. Efficiëntie heeft ook veel te maken met concreet vooruit denken. Bereid je een verjaardag voor, begin dan maar gewoon bij het eerste moment. Zorg dat je in je hoofd een plaatje hebt van wat er gaat gebeuren en noteer wat je daar voor moet organiseren, wat je daarvoor moet halen. Eén lijst met doen, één lijst met kopen. Moet je iets groters organiseren dan helpt dit ook. Ook helpt om de standaard vragen wie, wat, wanneer, hoe, waar, waarom te beantwoorden. Dan ben je al een heel eind.

5Afhankelijkheden. Het is vaak zo dat je in je werk afhankelijk bent van anderen. Een collega. Een levering van goederen. Op zich niet zo’n probleem, maar per afhankelijkheid zul je de tijd moeten inschatten. Zodat je een goede planning kunt maken die eigenlijk ‘vanzelf’ gaat lopen als hij klopt. Achteraf even evalueren of je inschattingen klopten en je hebt weer een leerervaring.

6Niet dubbel. Veel inefficiëntie komt doordat je twee keer over iets doet ipv één keer. Je zit in de auto en realiseert je dat je sleutels nog binnen liggen. Zucht. Je komt in de winkel en je portemonnee ligt nog in de auto. Zucht. etc. Dat kun je voorkomen door handigheidjes. Bedenk wat je sowieso meeneemt. Je jas, de auto, een tas. Stop daar de spullen in die je niet wilt vergeten. Sleutels, paspoort, lijstje, tas. Het lijkt wat dwaas om dat zo vroeg te doen, maar het is een kadootje aan jezelf als je hem later weer tegenkomt. Ah, goed van mij dat ik die al vast klaarlegde. Was ik geheid vergeten. Bv het statiegeldbonnetje in de supermarkt. Die stop ik bij mijn bankpasje. Kan niet missen.

7Structuur. Veel mensen worstelen met e-mails. Meestal komt dat door gebrek aan structuur. Structuur betekent onderscheid tussen wat belangrijk/onbelangrijk is, wat snel moe/langzaam moet. Ik heb voor mijn mails submappen aangemaakt. Met ‘regels’ kun je inkomende mails meteen in die submappen laten lopen. Met name als je veel verschillende taken hebt wil je niet dat die door elkaar binnenkomen. Ik zie ze binnenkomen en als ik de submap open dan heb ik meteen alles bij elkaar. Dat werkt heel prettig. Algemene mailtjes die niet zo belangrijk zijn zoals Facebook en LinkedIn berichten etc. lopen bij mij een aparte map in die ik niet zo vaak bekijk. Als ik het kantoor binnen kom dan bekijk ik eerst mijn mails. Alles wat direct kan behandel ik direct. Wat overblijft zijn belangrijke mails. Die laat ik vet staan en plan ik in. De mails die niet zo belangrijk zijn bewaar ik voor mijn after lunch dip of om aan het eind van de dag te bekijken als ik aan het afbouwen ben. Kortom: deel je dag handig in.

8Ruimte. Efficiëntie betekent vaart maken en dat lukt niet als je steeds wordt afgeleid. Zorg dus dat je in een omgeving werkt die met je meewerkt. In de huiskamer waar ook anderen zitten is de kans groot dat je vaak wordt gestoord.

9Mijmeren. Er zijn altijd wel dingen waar je even over na moet denken. Waarvan je vooraf niet goed weet hoe je het aan zult pakken. Mijmer er over. Zet je pen op papier en schrijf je hoofd leeg over het onderwerp. Probeer je gedachten te clusteren per item. Dat voorkomt dat je in je hoofd rondjes blijft te rijden. Eenmaal op papier kun je de verschillende items gebouwen als bouwstenen voor je onderwerp. Ik had vroeger een collega die mijmerde door zijn pijp op te steken. Een uitstervend ras. Ik mag graag mijmeren met een wijntje en goed gezelschap.

10Afwisselen en genieten. Klinkt misschien een beetje raar, maar afwisseling is belangrijk als je efficiënt wilt werken.  Niet de hele dag achter elkaar hetzelfde doen, maar mails afwisselen met vergaderingen, koffie halen, ideeën opdoen bij je collega’s. Dat houdt de vaart erin, zeker nadat je een belangrijke klus geklaard hebt. Terug op je plek ben je weer fris en fruitig voor de volgende klus. Efficiënte mensen vergeten vaak te genieten van hun resultaat. Alweer hard door met het volgende. Neem je geen rust dan is dat vragen om problemen. Burn-out etc. Ik heb een keer een efficiënte en hard werkende collega geadviseerd om na elke klus 5 of 10 minuten met de voeten op tafel te gaan zitten. Onbeschaamd genieten van het resultaat. Even lekker zitten, kopje koffie erbij. Even opladen.