Soms heb je van die vergaderingen waar je in rommelt. Je bent met je gedachten nog overal en nergens en realiseert je plotseling dat degene die de vergadering leidt al allerlei dingen gezegd heeft die je gemist hebt. Oeps. Maar heel begrijpelijk. Je hebt tijd nodig om in de vergadering te groeien. En dat gaat niet vanzelf, want we hebben allemaal een druk leven, waarvan de verwerking juist plaatsvindt op momenten dat onze geest daar de tijd rijp voor acht. Zoals op dat moment dat je stil op een stoel zit te wachten.

Ik was voorzitter van de MR van de RSG in Enkhuizen. Een zaal vol mensen: personeel, college van bestuur, ouders, leerlingen, een enkele toehoorder. Allemaal mensen die met hun eigen gedachten de vergadering binnen komen. De één net van een moeilijk gesprek, de ander net een leuke les gehad, een derde gehaast uit zijn werk gerukt. Met één gemeenschappelijke noemer: hun hoofd nog niet bij de vergadering.

Bij een christelijke vergadering wordt meestal geopend met gebed en Bijbellezen. Mazzel als je je dan al hebt voorbereid en je volop de opening kunt meemaken. Waarschijnlijker dat je ergens halverwege de opening tot het besef komt waar je bent en wat er gebeurt. Aan het eind van de opening kan het zijn dat je er nog wat van meemaakt. Zo vergaat dat mij meestal eerlijk gezegd. En dus start je die vergaderingen met een licht schuldgevoel.

Maar goed, de RSG is een openbare middelbare school. Dus geen christelijke opening. Maar ik wilde ook niet direct met de inhoud van de agenda beginnen. Dan plons je er zo in en gaat de vergadering alle kanten op. Dus koos ik er voor om elke vergadering te beginnen met een stukje uit een boekje. Ik las er dan een stukje uit voor, reflecteerde wat op het gelezene, paste het waar mogelijk toe op de onderwijssituatie. En, ook belangrijk, ik vroeg daarna wie het boekje wilde hebben en gaf het aan die persoon. Wat ik daarmee bereikte was het volgende:

1. De deelnemers aan de vergadering kregen van mij  een easy start. Als ze nog volop in gedachten verzonken waren dan hadden ze niks gemist. De lezing uit het boekje was immers wat proza zonder onverwachte overhoring. Alle deelnemers hebben dus een gelijkwaardige start zonder licht schuldgevoel.

2. Ik ben in beeld als voorzitter. Voordat je in beeld bent als voorzitter is het nodig dat de deelnemers weer wat gewend zijn geraakt aan je stem. Bovendien wordt het paadje ‘via de voorzitter’ soepeltjes gelegd doordat ze allemaal wel een keer je kant op kijken. Dus in de loop van de vergadering is het logischer dat de vergadering via de voorzitter gaat.

3. De inhoud stelt op het gemak. Ik koos vaak een wat luchtig onderwerp. Met als boodschap ‘het is leuk hier, we hebben het goed met elkaar en gaan er weer een mooie vergadering van maken’. Dat geeft dat deelnemers er zin in krijgen. Bovendien straalt het uit ‘ik ben een vriend, je kunt me vertrouwen’. Dat is belangrijk, wil je dingen communiceren.

4. Ik geef een kadootje weg. Na een paar vergaderingen weet je: Hij gaat een boekje weggeven. Je luistert of jij dit keer het boekje wilt hebben. Veel mensen vinden het leuk om kadootjes te krijgen en vinden mensen die kadootjes geven al bij voorbaat aardig.

5. Spreektijd geeft gezag. Door wat langer aan het woord te zijn neem je vergadertijd. Als dat op een rustige, besliste, toon doet dan bouw je gezag op waardoor je de rest van de vergadering makkelijker besluiten kunt nemen.