Inwerken is een apart fenomeen. Er zitten elementen in van strak cyclisch management, maar het is ook een aaneenschakeling van ervaringen. In de loop van de jaren heb ik heel wat inzichten opgedaan rond inwerken. Tijd om er wat dieper in te duiken.

a. Cyclisch management

Voor het inwerken van een collega is het besef nodig dat onze tijd ingebouwde herhalende ritmes, cycli, kent. Het meeveren met die cycli is, hoe gek het ook klinkt, een belangrijk element bij het inwerken van een collega. Herhaling is een belangrijk element bij het leren. De eerste keer doe je iets, de tweede keer herken je iets en de derde keer voelt het al wat vertrouwd. Wat je bij herhaling in feite doet is leren automatiseren. De eerste keer denk je bewust na over een handeling, de derde keer is er al een automatisme. Zo groei je van bewust en onbekwaam toe naar onbewust en bekwaam.

Dag. De eerste cyclus is de dag. In de meeste bedrijven zitten er enorm veel karakteristieke elementen in een dag. Het startritueel met begroeting en koffie, de gebruikelijke morgen- en middag activiteiten, de lunch, het afscheid. Daarnaast leer je vanaf dag één mens en omgeving kennen. Wie heeft welke stem, naam, functie, plek. Wie is vriendelijk, helpend. Wat betekenen de afkortingen, het jargon. Waar praten de mensen over, wat vinden ze belangrijk? Wanneer heb je wat te doen, te leveren. Waar zijn de WCs, de koffie, de nietmachine, de wachtwoorden. Hoe gebruik je de koelkast, de programma’s. Zo’n eerste dag doe je enorm veel indrukken op. De tweede dag is al anders. Je herkent patronen, ritmes. Je test die ritmes uit en gebruikt de correcties voor het automatiseren van je gedrag. Het is zaak dat je zo’n eerste dag goed begeleid wordt omdat fout geautomatiseerde ritmes leiden tot inefficiënties. Vanaf het eerste moment heb je daarom een ervaren collega nodig die je alles kunt vragen en een beschrijving van je taak. Dat kan mondeling voor een sociaal werker of schriftelijk voor een boekhouder. Na een paar dagen zijn veel ritmes al vertrouwd en ga je meeveren in die ritmes.

Week. Ook de week kent zo zijn ritmes. Vaak werken mensen standaard op bepaalde dagen. Soms is er een weekopening, een weeksluiting of happy hour. De sfeer op maandag kan standaard anders zijn dan de sfeer op vrijdag. Bepaalde dagen kunnen aangemerkt zijn als vergaderdagen. Ook vergaderingen kennen zo hun ritme van eens per dag, week, maand etc. En ook voor deze ritmes geldt dat een tweede vergadering gedrag wordt geautomatiseerd. Dus is het ook voor vergaderingen belangrijk om duidelijkheid te geven over doel, rollen etc. zodat nieuwe mensen meteen goed gedrag aanleren.

Maand. Een mens heeft zo’n 30 dagen nodig voordat een herhaalde handeling een gewoonte is. Daarom is het belangrijk om een proefperiode aan te houden van één a twee maanden. Aan het einde van de proefperiode kunnen werkgever en werknemer eerlijke conclusies trekken over de achterliggende periode. Gaat dit werken of niet? Raak ik vertrouwd met de ritmes zoals die hier gelden of blijf ik stuiteren, net als een boot die steeds op de golven botst? Op de lange termijn is dat niet vol te houden en daarom is evaluatie op zo’n korte termijn heilzaam. Ook de maand heeft zijn cycli. Er zijn rustige en drukke maanden. Voor elke afdeling kan dat anders liggen. Voor de boekhouding en tuinmannen is het voorjaar druk. Voor campings de zomer. Voor sociale afdelingen en dominees de kerst. Het is belangrijk om de beweging van jouw afdeling door de seizoenen te kennen. Zodat je gebruik kunt maken van drukke en rustige tijden. Voorbereid bent.

Eerste jaar. Een belangrijke cyclus is het jaar. Het eerste jaar leer je vooral formele dingen. De wie, wat, waar etc. vragen. Zodat je je weg leert kennen. Per dag, per week, per maand bouw je die kennis op. Ik kan niet genoeg benadrukken dat je heel goed bewust moet zijn van je beperkte kennis gedurende dat eerste jaar. Je weet nog niet alles omdat je simpelweg een jaar nodig hebt om al dat nieuws te processen, te verwerken. Tijdens een eerste jaar begin je al te produceren, maar het duurt feitelijk meer dan een jaar voordat je echt ingewerkt bent. Voor bedrijven moet dat een waarschuwing zijn om zorgvuldig met het bestaande personeel om te gaan vanwege de impact die vertrek heeft op de voortgang van de processen en op de financiën. Vertrek van goeie mensen kost je anderhalf jaarsalaris…

Twee jaar. Een beetje raar om twee jaar ook te noemen, maar dat doe ik bewust. Het tweede jaar is namelijk van wezenlijke betekenis omdat je alles wat je het eerste jaar aan formele lijnen hebt ontdekt in het tweede jaar goeddeels geautomatiseerd hebt. En dus komt er ruimte voor een volgende dimensie en dat is de informele lijnen. Een bedrijf barst van de ongeschreven regels, gedeelde hobbies, mensen die het weten, mensen die maar wat zeggen etc. In het tweede jaar ontdek je steeds meer van die lijnen. Kijk je door situaties heen en ga je ze op een dieper niveau begrijpen. O, daarom praat hij altijd met haar. O, daarom zegt hij altijd dat. O, naar haar moet ik kijken voor de feitelijke beslissingen. Een enkel knikje met een hoofd kan in een vergadering doorslaggevend zijn. Het eerste jaar kijk je daaraan voorbij omdat je verwacht dat de voorzitter beslist. Het tweede jaar krijg je deze lijnen door. Ze zijn wezenlijk voor je kennis van het bedrijf. En zijn ook vaak ontnuchterend. Het zijn net mensen.

Derde en volgende jaren. Vanaf het derde jaar komt de term ‘ervaring’ in beeld. Kennis van de formele processen, kennis van de informele processen. Ervaring betekent dat je actief meedoet aan het weven, dat je anderen kunt adviseren en informeren over de organisatie. Je weet wat wijs en verstandig is binnen de organisatie, je gaat reproduceren. En er komen nieuwe mensen bij die jou als gegeven werkelijkheid zien. Als het enigszins mogelijk is moet je pas vanaf het derde jaar verantwoordelijk gesteld worden voor het inwerken van mensen. Voor die tijd is het inwerken minder effectief omdat je onvoldoende kennis hebt van alle processen. Veel mensen schuiven in het derde jaar door naar een volgende functie. Omdat ze ‘alles wel hebben gezien’ in hun functie. En zo is het. Patronen worden herkenbaar en voorspelbaar en daardoor voor sommigen onder ons ook saai. Tijd voor iets nieuws.

Je zou uit bovenstaande woorden zomaar de indruk kunnen krijgen dat inwerken een strak cyclisch proces is dat je zonder rimpel kunt doorlopen als je maar goed en strak aanstuurt. Helaas, dat is maar een deel van het inwerken. Hieronder nog een drietal perspectieven naar Boddy ‘Het managen van projecten’ (2014).

b. Drie andere perspectieven.

Ongepland. Juist van ongeplande, onvoorziene ontwikkelingen leer je snel. Omdat controle elementen dan versneld voorbij komen. En je mensen van hun informele kant leert kennen. Een plotselinge ziekte, brand in het gebouw. Van al die dingen kun je veel leren. En collega’s kunnen ook leren van jouw reactie op die onvoorziene omstandigheden. Hoe stress bestendig ben je, hoeveel kennis heb je al van de organisatie, kunnen we op je bouwen? Ongepland betekent ook dat simpelweg de factor tijd zorgt voor anciënniteit. Als je maar lang genoeg in een organisatie zit dan word je vanzelf een expert in alles wat er in een bedrijf speelt. Kun je bevraagd worden op historie, gebezigde taal, verhalen, rituelen. Al die cultuurelementen die wezenlijke belangrijk zijn.

Participatief. Het grappige van inwerken is dat jij als nieuwe collega een proces hebt te doorlopen, maar dat geldt ook voor je collega’s. Aan jou de taak om ingeweven te raken, te socialiseren. Aan hen de taak om je in te weven in het bestaande web. Inwerken is een sterke vorm van interactie. Je stelt onderling impliciet en expliciet vast wat bewaakt moet worden, wat belangrijk is. En je wisselt voortdurend signalen aan elkaar uit. Verbaal en non-verbaal. Als nieuwe collega is het ontzettend belangrijk dat je in dat participatieve, interactieve proces vrienden ontmoet. Mensen die je kunt vertrouwen. Wordt het signaal van vriendschap en vertrouwen onvoldoende afgegeven dan leidt dat tot vervreemding en tot angstreflexen waardoor de effectiviteit afneemt.

Politiek. In elke organisatie spelen politieke processen. Wie heeft de macht, welke kruiwagens zijn er, zijn er glazen plafonds, wie is te beïnvloeden, wie lekt uit belangrijke vergaderingen, wie zijn je bondgenoten en je vijanden, wie moet ik een zetje geven om ergens anders iets in beweging te krijgen, hoe krijg ik een punt op de juiste agenda of zorg ik er juist voor dat een punt wegblijft van de agenda. Veel mensen zullen nu zeggen ‘pfff, hou je je daar allemaal mee bezig’? Nou, gelukkig zijn er veel organisaties met maar weinig politieke processen. Toch speelt er onderhuids altijd van alles. Goed kennis nemen van politieke processen leer je pas vanaf jaar twee. En toepassen van de politieke kennis komt echt pas vanaf jaar drie. Cruciaal is waar een ingewerkte collega dan is beland. In de ‘coalitie’ of in de ‘oppositie’. Wat hebben al die formele en informele kennis met je gedaan? Hebben ze je gesterkt in je loyaliteit en je inzet voor het bedrijf? Of ben je angstig, boos en voorzichtig geworden door tal van negatieve ervaringen? Dan is de kans groot dat je oppositionele gevoelens hebt ontwikkeld en vatbaar bent voor contraproductie.

c. Je eigen proces

Tuckman typeert groepsontwikkeling in vijf fasen als ‘Forming, storming, norming, performing, adjourning’. Die fasen gelden min of meer ook voor jouw ontwikkeling binnen een bedrijf.

Forming. Dit betekent het binnenstappen van een organisatie. Je laat je vormen, maar de meeste inwerkprocessen zijn geen blanco pagina’s. Je hebt al tal van andere inwerkprocessen meegemaakt. In ander werk, in je gezin, op school. Je hebt dus ook een bepaald beeld van wat inwerken is. Dat beeld wordt bijgeschaafd. Je zult dingen moeten vastpakken of juist loslaten. Inwerken kan daarom heel ingewikkeld zijn. Gevoelens spelen een grote rol. Verrassing of juist verwarring. Je wilt graag gezien worden, het goed doen. En hoe ouder je bent, hoe lastiger is het om je opnieuw zo te laten vormen dat je past in de nieuwe bedrijfsmal. Daarom kiezen veel bedrijven vaak voor jonge mensen, zonder al te veel referentiekader. Vormbaar.

Storming. Zeker het eerste maanden zal het regelmatig stormen in je hoofd. Zoveel nieuwe indrukken, nieuwe kennis. Je interne processor is hard aan het werk om dat alles een goede plek te geven. En afhankelijk van je karakter krijgt je overzicht over de situatie en komt de storm tot rust. Bij sommigen zal het altijd blijven stormen omdat ze onvoldoende wil of vermogen hebben om hun brein te ‘mappen’. Storming is nuttig om je grenzen te verkennen, je positie te bepalen, te weten wat vaste en zachte waarden zijn. Maar te veel storming wekt wrevel op bij de ‘zittende bevolking’, omdat zij met name van je verwachten dat je zult produceren, mee zult doen en de schouders onder het werk gaat zetten.

Norming. Met name het eerste en tweede jaar is nuttig voor normering. Je plek kennen, letterlijk en figuurlijk. Piketpaaltjes slaan. Men weet wat ze aan je hebben en andersom. Er komt rust, zodat er gebouwd kan worden. Je hebt routines ontwikkeld.

Performing. Dan komt het grote presteren. Je bent lid van het team. Legt nuttige verbindingen. Werkt pro-actief. Een belangrijke bouwsteen van de organisatie. Eigenlijk is dit de meest ‘normale’ fase. Gewoon je werk doen.

Adjourning. Deze fase is pas later aan het rijtje toegevoegd. Het afscheid nemen of liever: ‘uit elkaar gaan’. Afscheid is namelijk veel meer dan dat laatste moment, die laatste beslissing. Afscheid is veel meer een proces, een stapeling van processen en momenten met een logische conclusie. Zodra je merkt dat je niet meer in lijn loopt met de ontwikkelingen in de organisatie dan heb je de keus: conformeren of derailleren. Ga je voor herstel en verzoening of ga je voor afscheid en vertrek? Het kan ook zijn dat anderen dit proces in gaan. Je collega’s, je leidinggevende. Meestal is het wel voelbaar dat je langzamerhand in de ‘afscheidsfuik’ zwemt. Dat er in het organisme van de organisatie afstotingsverschijnselen optreden. Het kan belangrijk zijn om de eer dan aan jezelf te houden, afscheid niet te zien als verlies maar meer als kans om op te pakken wat beter past. Makkelijk gezegd, maar enorm ingewikkeld om dit zo toe te passen vanwege de emotionele elementen die er spelen.

Inwerken is een belangrijk proces!