Het is belangrijk dat ieder mens zoveel mogelijk toekomt aan die dingen waarvoor zij/hij gemaakt is. En dus zul je moeten delegeren. Dingen aan een ander moeten toevertrouwen waarmee jij vertrouwd bent geraakt of wat je deed maar wat nooit vertrouwd voelde. Delegeren is letterlijk het wegzenden van een gezant. En het is niet het afschuiven of laten vallen van dingen waar je geen zin in hebt. Hieronder een tiental punten rond delegeren
- Ken jezelf en de ander
Eerst even een reality check: In hoeverre ben jij bereid bevoegdheid en verantwoordelijkheid over te dragen aan wie dan ook? En in hoeverre is degene aan wie je delegeert daartoe bereid en in staat? Hoe weet je dat? Uiteindelijk wil je wel dat die ander de taak minstens zo goed oppakt als je dat zelf zou doen, toch?
2. Wat zou je meest luie zelf willen?
Als je wilt delegeren dan kun je jezelf het beste de vraag stellen waar je geen zin meer in hebt. Dat zijn de taken waar je geen natuurlijke affiniteit mee hebt of die je al zo vaak gedaan hebt dat je ze blind en met twee vingers kunt doen. Daarin kan een werknemer uitstekend complementair zijn. Zoek daarvoor dus iemand die die delen juist leuk vindt, zodat je beiden volop in je natuurlijke flow zit. Om de werknemer meteen op koers te zetten kan het nuttig zijn om vooraf kort te brainstormen, zodat het casco goed staat. Nog beter is het om dit proces samen door te gaan met de persoon aan wie je wilt delegeren, zodat er wij-gevoel ontstaat. Win-win. Ownership. In zo’n gesprek is het ook belangrijk dat je goed uitlegt waarom je wilt delegeren. Goed contact houden kan ook betekenen dat je een gedelegeerde taak terug neemt omdat het delegeren niet werkt. Je kunt immers nooit volledig complementair zijn en van sommige taken kan blijken dat ze op jouw bordje thuis horen, of je het nou leuk vind of niet.
3. Hoe ziet jouw presenteerblaadje eruit?
Hier kun je veel winst halen voor jezelf en de werknemer. Vraag de werknemer om een operationele vraagstuk altijd gepaard te laten gaan met een oplossingsrichting, een aantal alternatieven met voorkeursalternatief, of een vraag die met ja/nee beantwoord kan worden. Op die manier doet de medewerker het voorwerk en hoef jij alleen maar in te koppen. Bovendien kun je de groeicurve van de medewerker volgen, zijn denkpaadjes toetsen. En het voorkomt dat medewerkers irritant aan je gaan hangen. Naarmate de vraagstukken meer tactisch of strategisch van aard zijn zal de behoefte toenemen om hierover het gesprek aan te gaan en is een combinatie van gesprek en schriftelijke uitwerking doorgaans het meest effectief.
4. Goed doseren en opbouwen
Delegeren van taken begint bij kleine taken. Vertrouwen opbouwen. Bij succes kan het volume en de complexiteit worden uitgebreid. Dit is vooral belangrijk omdat zowel leidinggevende als werknemer vlieguren met elkaar moeten draaien voordat ze van elkaar weten waar de complementariteit ligt en of de werknemer voldoende taakvolwassen synchroon loopt met de organisatiestrategie en – doelstellingen. Tot die tijd kan het nodig zijn een korte tijd dingen voor te doen of op instructiebasis aan te sturen. Als zo’n proces goed verloopt dan hoef je er steeds minder energie in te steken – dat doet de ander juist – maar krijg je juist energie omdat vanwege de voldoening die het geeft. En vanwege je legere agenda. Ook is het belangrijk om duidelijke verwachtingen te uiten. Over en weer. Wanneer moet een notitie of project af? Welke terugkoppeling en communicatie verwacht je? Voorkom ook dat je alleen vanuit je eigen bril kijkt. Bevraag de gedelegeerde ook wat er nodig is (oa tijd, spullen, relaties) om de gedelegeerde taken uit te voeren.
5. Koester je potentials
Je bent geneigd je talenten te investeren in je potentials. Mensen met wie je kunt lezen en schrijven, die snappen wat je bedoelt en in korte tijd daar iets moois mee doen. Het gevaar is dat deze mensen een te grote case load krijgen. Dat je denkt dat je nog meer en nog meer en nog meer aan ze kunt overdragen. Je zult als leidinggevende dus ook eerlijke feedback moeten vragen. Is het allemaal te doen? En vindt de ander het nog leuk? Want het laatste wat je wilt is dat je je potential hebt verzopen. Daarmee verlies je je potential en komt al het gedelegeerde werk keihard op je bord terug.
6. Onspan en heb het leuk
De relatie moet wel leuk blijven. Het is wezenlijk dat er vertrouwen in elkaar is. Zodra je voelt dat degene die delegeert er geen vertrouwen in heeft dan daalt onmiddellijk het niveau van de gedelegeerde taakuitvoering. De werknemer zal zich gaan indekken, niet het beste geven. Je voelt gewoon dat de remweg wordt ingezet. Humor helpt dan. En vergeet ook niet je waardering uit te spreken voor wat wel goed gaat!
7. Delegeren is wel en niet loslaten
Eén van de moeilijkste dingen van het delegeren is het loslaten en vasthouden tegelijk. Loslaten omdat werknemers een taak pas goed zullen oppakken als ze voldoende vrijheid ervaren en het mandaat en de bevoegdheid krijgen om dingen op te pakken. De meest kritische toets is het moment dat de werknemer het anders aanpakt dan de leidinggevende of fouten maakt. Dat is onlosmakelijk verbonden aan delegeren en cruciaal is hoe de leidinggevende dan acteert. Neem je de taak direct terug dan ben je terug bij af. Ruimte geven voor vallen en opstaan! Anderzijds is delegeren vasthouden, laten merken dat je de werknemer steunt en koers geeft. Interesse hebt en niet alleen gericht bent op het product, maar ook in de persoon.
8. Informeer de rest
Als je taken gedelegeerd hebt dan is het ook handig als iedereen dat weet. Zodat mensen meteen op de goede persoon af stappen. Klinkt logisch, maar als je iets jaren hebt gedaan en er goed in bent dan zullen mensen toch proberen om even snel bij jou aan te kloppen in plaats van de iets langere bocht via je medewerker. Be aware!
9. Denkfouten
Drie veel gemaakte denkfouten rond delegeren:
Geen tijd voor. Je hebt het idee dat je het te druk hebt voor delegeren. Geen handige gedachte en misschien een signaal dat ook doorwerkt op andere terreinen. Het betekent dat je te weinig investeert. In mensen, maar misschien ook wel in processen en spullen. Maar bedenk wel dat je niet echt aan leven toekomt als je nooit tijd hebt.
Lekker makkelijk om je taken zo af te schuiven. Hm. Je ziet delegeren te veel als profiteren en afschuiven. Niet nodig. Delegeren mag en geeft interessante kansen voor anderen om zich te ontwikkelen. Mits je bereid bent om ook echt te delegeren en niet stiekem alle touwtjes zelf in handen wilt houden.
Ik ben de enige die dit kan. Meen je dat? Op zich is iedereen vervangbaar. En daarbij komt: waar jij extreem goed in bent dat moet je niet delegeren. Juist die dingen die aan je hangen of die saai beginnen te worden moet je delegeren. En geloof het of niet: wat jij saai vindt of gewoon niet kunt, kan een ander juist een mooie klus vinden die zij/hij goed kan.
10. Genietmomentje
Als dan iets gedelegeerd hebt, sta er dan af en toe 5 minuten bij stil. Kijk hoe de ander het doet. Geniet van de ruimte die het jou heeft gegeven. Geniet van hoe de ander het oppakt. En misschien wel weer delegeert aan de volgende persoon. Weer een gezant die wordt weggezonden.